У системі обліку доступу до публічної інформації архівом називається підшивка усіх документів за обраною темою. Наприклад, це можуть бути документи, що стосуються сесій ради. Переходячи на вкладку «Архів» ви зможете побачити ієрархію документів. Інформація, яка може бути Вам потрібна, відсортована по роках(біля них є іконка у вигляді папки). Обираючи необхідний рік, маємо підшивку документів обраного типу за рік, що нас цікавить. Далі за більш точною датою можемо отримати список тих документів, що були затверджені за вказаний період.

Такий підхід до організації структури дає можливість зручно та швидко знаходити потрібну інформацію, не використовуючи навіть технологію пошуку. Адже, система вже підбирає документи, які можуть бути цікаві.

Сам пошук раціонально використовувати, коли Ви не знаєте достатньо інформації про документ, що Вас цікавить, або в тому випадку, якщо кількість документів за темою(датою або видом) істотно велика. В такому разі, рекомендуємо ознайомитися з тим, як правильно шукати документи у системі обліку доступу до публічної інформації.